Mettre en place votre régime de retraite en 8 étapes

20 oct. 2016 17:06:39 / par Simon Pagé, ASA, AICA

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Vous êtes finalement prêt à mettre en place un régime de retraite pour vos employés? Pour que le processus se déroule rondement et le plus efficacement possible, il y a quelques étapes clés qu'il vaut mieux vous assurer de suivre. Au total, il y en a huit! Dans l'espoir de vous aider et de vous guider dans vos démarches, nous les avons énumérées dans cet article! Découvrez-les à l'instant!

1 – Choix du type de régime de retraite

Il existe plusieurs types de régimes de retraite. Il est important de choisir le bon régime, soit celui répondant le mieux aux besoins de votre entreprise et de vos employés. Vous pouvez consulter l’article sur les 7 questions à se poser afin de choisir le bon régime de retraite collectif afin de vous aider dans le choix du bon régime.

2 – Confirmation des caractéristiques du régime

Plusieurs éléments doivent être établis avant de lancer la mise en place de votre régime d’avantages sociaux, comme par exemple le délai d’admissibilité, le niveau de cotisation, les fonds offerts, etc. Vous pouvez consulter l’article sur les 9 éléments à considérer avant de mettre en place un REER collectif. Toutes les caractéristiques essentielles à établir y sont indiquées.

3 – Choix du fournisseur de service

Les compagnies d’assurance sont les principaux fournisseurs de service en régime de retraite. Chacune a ses forces et ses faiblesses.

Les frais de gestion qui seront prélevés aux employés à même leur rendement sont importants à considérer, mais le rendement et l’offre des fonds, la plateforme web, les services inclus, etc. sont des éléments tout aussi importants.

Il y a souvent 4 critères principaux dans le choix d’une institution financière, tel que présenté dans l’article suivant.

4 – Établissement d’un échéancier de mise en place

Mettre en place votre régime de retraite peut s’échelonner sur quelques semaines. La compagnie d’assurance doit créer le compte et tout programmer dans son système. Il faut donc établir un échéancier réaliste.

Avec l’obligation pour bon nombre d’entreprises d’offrir un régime de retraite à leurs employés d’ici la fin de l’année 2016, il est important de s’y prendre plus tôt que tard pour éviter la cohue prévisible de fin d’année.

Échéancier de mise en place d'un régime de retraite

 

5 – Signature des documents

Lorsque la date de mise en place a été établie, l’employeur devra signer les formulaires et documents de mise en place préparés par la compagnie d’assurance. Cette étape vient confirmer les détails du régime et sa date d’application. Il est important de bien valider les documents et s’assurer de l’exactitude des informations. Cela évitera des problèmes plus tard!

6 – Communication aux employés

Il est important d’établir un bon plan de communication avec les employés selon les besoins de l’employeur et des employés. Des rencontres de groupe sont souvent privilégiées et permettent de s’assurer d’une bonne compréhension et d’éviter les faux départs! Plusieurs éléments doivent être adressées, tels que les choix de placement et les rendements, le processus d’adhésion, le choix des bénéficiaires, etc. Une période de question est habituellement prévue afin de s’assurer que tout soit clair pour les employés.

7 – Période d’adhésion

Suite à la rencontre avec les employés, ceux-ci devront adhérer au régime. Cette étape peut s’effectuer à l’aide d’un formulaire papier ou directement en ligne, minimisant ainsi l’implication de l’employeur. L’employé établira entre autres le montant qu’il souhaite cotiser, ses directives de placement et son bénéficiaire.

8 – Remise des cotisations

Une fois l’adhésion des employés complétée, il ne vous reste qu’à programmer les prélèvements de cotisations dans votre système de paie et d’effectuer les remises périodiquement à la compagnie d’assurance.

N’hésitez pas à communiquer avec un de nos conseillers afin de bénéficier de leur expertise pour la mise en place de votre régime. 

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À propos de l'auteur Simon Pagé, ASA, AICA

Simon Pagé, ASA, AICA
Conseiller senior au maintien des affaires | Bachelier en mathématiques actuarielles et associé de l’Institut canadien des actuaires, Simon a travaillé comme conseiller en régimes de retraite dans de grandes firmes d’actuaires-conseil. Fort de ses 10 années d’expérience, il a su développer une expertise marquée, notamment en matière de sélection, conception et mise en place de régimes de retraite. Simon possède également son permis en assurance collective, ce qui lui permet d’offrir à ses clients des conseils éclairés et une vision globale pour tous les enjeux d’avantages sociaux.

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