Cas d'invalidité : 5 facteurs pour réduire la durée des absences

21 mars 2018 06:30:00 / par Johanne Potvin, CRHA

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Devant la croissance constante des coûts liés aux régimes d’invalidités, les employeurs n’ont pas d’autres choix que de miser sur des stratégies de gestion des réclamations qui sont efficaces, afin notamment de réduire la durée de ces absences et d'invalidité.

Comme dans un labyrinthe, il est important de faire les bons choix si l’on veut trouver la sortie, et ce, sans se perdre dans des dédales administratifs ou légaux ! Aussi, comme dans un labyrinthe, la gestion d'invalidité comporte des pièges qui pourraient vous faire gaspiller du temps… et de l’argent. Il est donc essentiel de poser les gestes qui sont judicieux, au bon moment, et de mettre en place des pratiques de gestion des réclamations qui sont gagnantes.

Dans nos articles précédents (Santé mentale : est-ce une priorité au sein de votre entreprise ? et La gestion des absences et des invalidités : Un casse-tête pour vos gestionnaires ?), nous avons abordé la question sous l’angle de la prévention et des stratégies corporatives. Dans ce segment, nous allons examiner la problématique du point de vue de la gestion administrative des réclamations, dans le cadre d’un régime de continuation de salaire géré par un employeur. Ainsi, vous pourrez y découvrir comment réduire la durée des invalidités à partir de 5 facteurs critiques liés à la gestion d’une réclamation.

L'Invalidité: Facteurs critiques et recommandations

Afin d’effectuer une saine gestion des réclamations d’invalidités liées au programme de continuation de salaire, la personne dédiée au traitement de ces réclamations doit tenir compte des facteurs critiques et des recommandations suivantes :

 

  FACTEURS CRITIQUES   RECOMMANDATIONS 
 L'admissibilité   

La gestion de l’admissibilité est le premier facteur critique lié à une réclamation pour invalidité, car pour une saine gestion du régime, seules les réclamations admissibles devraient être acceptées.

  • Vérifier que l’employé est admissible à recevoir des prestations selon vos politiques internes
  • S’assurer d’avoir un certificat médical valide (signé par un médecin autorisé à pratiquer dans la province) justifiant l’incapacité de travail de l’employé, à son emploi
La capacité de travail 

Le seul fait d’être porteur d’un diagnostic médical n’est pas un gage d’une incapacité de travail. Les signes et symptômes présentés doivent être invalidants pour justifier l’arrêt de travail. 

  • Vérifier la teneur des limitations fonctionnelles présentées par l’employé en comparaison avec les exigences de son emploi ou de tout emploi que vous seriez en mesure de lui proposer, afin d’évaluer si l’absence est justifiée ou si des mesures d’accommodement sont possibles
  • N’hésitez pas à questionner le médecin traitant, votre médecin-conseil ou un médecin expert si la capacité de travail excède la durée « normalement » observée pour une condition similaire
 
L'évolution de la condition 

Un plan de traitement efficace engendre habituellement une amélioration progressive de la condition de l’employé qui sera normalement suivi par une réduction des limitations fonctionnelles et une reprise graduelle de sa capacité de travail. Plusieurs causes (liées à la perception de l’employé de son milieu de travail ou à sa condition médicale) peuvent justifier l’absence d’amélioration de ses capacités fonctionnelles ; il faut rechercher ces causes pour être en mesure de les « gérer » et ainsi réduire la durée de l’absence. 

  • Lors des suivis téléphoniques avec l’employé, vérifier l’évolution de sa condition et soyez à l’affût de toute situation pouvant en retarder la progression (ex. complications, traitement inefficace ou qui aggrave les symptômes, mauvais diagnostic, conflits au travail ou peur de revenir au travail, non-respect du plan de traitement)
  • Intervenir selon la raison de la prolongation et n’hésitez pas à demander une expertise médicale, au besoin.
 
 Le retour au travail 

Le retour au travail se planifie dès le début de l’absence en identifiant toute barrière à ce retour, qu’il soit administratif (ex. restructuration ou poste qui sera aboli), relationnel (ex. conflit dans le milieu de travail ou problème de rendement) ou médical (ex. inefficacité du plan de traitement). 

  • Gérer toute barrière au retour au travail de nature administrative et relationnelle, dès que possible
  • N’hésitez pas à demander au médecin traitant, à votre médecin-conseil ou à un médecin expert de préciser l’existence de limitations fonctionnelles et leur durée, afin de bien planifier le retour au travail de l’employé, qu’il soit régulier ou soutenu par des mesures d’accommodement (ex. travail modifié ou progressif)
  • Proposer des mesures d’accommodement selon les limitations fonctionnelles émises. Pour cela, s’assurer de bien connaître ce qui empêche l’employé d’effectuer les tâches essentielles de son emploi ou tout autre emploi ou tâches que vous pourriez lui proposer, sans minimiser l’importance de barrières administratives et relationnelles, s’il y a lieu
  • Effectuer des suivis après le retour au travail afin d’agir proactivement, advenant des difficultés, et ainsi éviter des rechutes
 

 Le transfert au régime d'invalidité de longue durée  

4 à 6 semaines avant la fin du programme de continuation de salaire, si vous n’êtes pas en mesure de réintégrer l’employé au travail avant le début du régime de longue durée, il est temps de préparer le transfert du dossier vers votre assureur qui administre ce régime, si ce n’est déjà fait (condition de santé grave ou permanente). 

  • Vérifier toute possibilité de retour au travail durant l’absence, mais surtout dans les 6 à 8 semaines avant le début du régime d’invalidité de longue durée
  • Transmettre les formulaires requis à l’employé et lui rappeler l’importance de collaborer avec l’assureur à la gestion de son dossier
  • Informer l’assureur de la présence de toute barrière au retour au travail de nature administrative ou relationnelle, s’il y a lieu, et des possibilités d’accommodement ou de retour au travail disponible
  • Effectuer des suivis périodiques avec l’assureur (aux 2 à 6 semaines selon la gravité de la condition médicale de l’employé) afin de suivre l’évolution de la réclamation, être à l’affût de toute possibilité de le réintégrer au travail ou de le référer à la Régie des rentes du Québec, en présence d’une incapacité permanente à effectuer tout travail rémunérateur.
 

 

Alors que la prévention des absences et des invalidités est l’une des approches les plus préconisées afin de réduire la survenance (fréquence) des absences, une gestion saine et rigoureuse des réclamations vous assurera un contrôle direct sur la durée (sévérité) des invalidités. Dans ce contexte, et considérant que le coût des réclamations est en majeure partie généré par la durée de celles-ci, toute intervention visant à diminuer le nombre de jours d’absences aura un impact positif immédiat sur vos coûts directs (coûts liés au régime) et indirects (ex. perte de productivité).

En cas de doute sur les interventions à poser, n’hésitez pas à consulter des spécialistes en gestion d'invalidité ou votre médecin-conseil, s’il y a lieu.

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À propos de l'auteur Johanne Potvin, CRHA

Johanne Potvin, CRHA
Conseillère principale chez JPotvin Santé/Productivité au travail | Cet article a été rédigé par notre collaboratrice, Johanne Potvin. Vous désirez en connaître davantage sur le sujet? N’hésitez pas à la contacter à JPotvin.spt@gmail.com ou au 514 770-1866.

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